Invoice: Pengertian, Jenis dan Cara Membuatnya

Invoice merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi buat kamu yang sering melakukan transaksi keuangan.  Namun buat kamu yang masih asing dengan transaksi keuangan, sudah tahu belum apa itu invoice? Invoice adalah dokumen yang berisi informasi berupa rincian transaksi antara penjual dan pembeli. Di dalamnya terdapat detail kewajiban yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak sebelum melakukan transaksi.

Tidak hanya industri manufaktur, perusahaan yang bergerak di bidang jasa juga membutuhkan invoice untuk menerima pembayaran. Invoice dapat berfungsi sebagai dokumen bukti kas masuk dan keluar sehingga dapat digunakan sebagai sumber pencatatan arus kas pada laporan keuangan perusahaan. Ada banyak sekali fungsi dan manfaat yang dimiliki invoice, agar kamu lebih paham apa itu invoice, simak penjelasannya di bawah ini!

Apa Itu Invoice?

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, invoice adalah faktur belanja. Faktur atau invoice adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran pada transaksi tertentu. Informasi yang tercantum dalam invoice adalah biaya produk atau layanan, penjual dan pembeli atau klien, deskripsi barang atau jasa, dan syarat pembayaran lainnya.

Invoice pertama kali ditemukan di tahun 5000 SM di Mesopotamia. Media yang digunakan untuk menulis invoice adalah batu atau lempengan tanah liat. Invoice kemudian berkembang menjadi tulisan pada kulit binatang, perkamen, atau kertas. Pada jenis invoice ini sudah ditemukan tanda tangan atau stempel sebagai tanda sah. Perubahan besar ditemukan pada abad 20 di mana pedagang telah menggunakan invoice elektronik yang lebih murah, lebih mudah, dan lebih cepat.

Detail informasi yang dicantumkan dalam invoice adalah biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, metode pengiriman, metode penanganan, jasa ekspedisi atau pengiriman yang digunakan, biaya pajak, nomor invoice, tanggal layanan atau barang diberikan, kontak dan nama penjual dan pembeli, dan sebagainya.

Setelah paham arti invoice, kini kamu mungkin bingung apa perbedaannya dengan kuitansi dan nota. Kuitansi adalah bukti tertulis bahwa suatu aset telah ditransfer kepada pihak tertentu. Sedangkan nota adalah bukti bahwa suatu transaksi telah dilakukan secara tunai. Kini kamu paham kan perbedaan invoice, kuitansi, dan nota?

Baca juga: Arti Amont dalam Akuntansi

Fungsi Invoice

Baik individu maupun perusahaan perlu melakukan penerbitan invoice untuk keperluan dokumentasi, bukti hukum, pengajuan pajak, dan analisis bisnis. Fungsi utama invoice adalah sebagai bukti atau perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga yang dikutip dan kondisi pembayaran. Penjelasan detail mengenai fungsi invoice adalah sebagai berikut:

Dokumentasi

Manfaat paling utama dari invoice adalah menyediakan dokumentasi atau catatan penjualan yang sah. Fungsi ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, berapa harganya, dan siapa yang menjualnya. Perusahaan dengan jumlah transaksi yang tinggi juga dapat melacak pembayaran dan jumlah utang mereka.

Bukti Hukum

Invoice yang sah dan terorganisir dengan baik dapat dijadikan bukti hukum yang kuat atas kesepakatan antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan. Hal ini dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum dan upaya penipuan.

Pengajuan Pajak

Perusahaan yang mencatat dan menyimpan semua invoice yang diterbitkan dapat membantu proses pelaporan pendapatannya dan memastikan bahwa pajak dibayar dengan jumlah yang tepat.

Analisis Bisnis

Menyimpan dan mengorganisir invoice dapat membantu perusahaan dalam menganalisis dan mengumpulkan informasi dari pola pembelian serta mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian terbanyak, dan masih banyak lagi. Hal ini menjadikan invoice sebagai alat untuk membantu mengembangkan strategi pemasaran dan produksi yang efektif.

Cara Membuat Invoice

Cara membuat invoice saat ini cukup mudah, kamu bisa gunakan banyak software online gratis seperti canva dan zoho yang telah menyediakan banyak template invoice yang bisa kamu pilih. Kamu juga bisa gunakan microsoft office sebagai alternatif cara membuat invoice. Kamu hanya perlu mengedit template tersebut dengan informasi yang dibutuhkan. Hal terpenting dalam cara membuat invoice adalah mencantumkan informasi terkait transaksi yang dilakukan agar pembeli dapat melakukan pembayaran dengan mudah.

Contoh invoice

Ada beberapa invoice yang bisa kamu buat, mulai dari invoice proforma yang berfungsi untuk menyatakan komitmen penjual untuk menyerahkan barang dan jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati. Kemudian ada commercial invoice yang berfungsi untuk deklarasi dokumen bea cukai dalam penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional. Ada juga credit invoice yang berfungsi untuk mengembalikan barang  yang rusak atau tidak sesuai. Dari sekian banyak jenis invoice terdapat dua jenis invoice paling umum yakni invoice tagihan, invoice pembayaran.

Contoh Invoice Tagihan

Invoice tagihan adalah jenis invoice yang digunakan oleh penjual barang atau jasa untuk menagih pembayaran kepada pembeli.  Contoh format invoice tagihan diantaranya:

Contoh Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran adalah jenis invoice yang dikirim oleh pelanggan atau pembeli  kepada pemasok atau vendor untuk membayar produk atau layanan yang telah diterimanya. Contoh invoice pembayaran adalah:

Baca juga: Psstt… Ini 7 Cara Membuat Uang Bekerja untuk Kita

Tips dalam Membuat Invoice

Agar kamu dapat membuat invoice yang baik ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat atau menyusun invoice. Hal pertama adalah memberi diskon apabila pembayaran invoice dilakukan tepat waktu atau lebih awal. Tips kedua, sediakan metode pembayaran yang lebih nyaman dan praktis bagi pelanggan. Untuk mengurangi risiko usahakan melakukan sebagian pembayaran dimuka. Sediakan fitur invoice otomatis pada website perusahaan saat pelanggan melakukan pemesanan. Dan yang terakhir melakukan pendekatan kepada konsumen agar terjalin loyalitas konsumen yang tinggi.

Yuk diversifikasi portofolio dengan aset kripto di Pintu! Aset kripto adalah aset yang menawarkan kinerja pengembalian investasi terbaik dibanding aset lain. Kamu bisa mulai investasi hanya dengan Rp11.000 di Pintu. Selain itu, kamu juga bisa memanfaatkan fitur Pintu Earn dan PTU Staking untuk bisa mendapatkan pasif Income. Kamu bisa investasi berbagai macam cryptocurrency andalan mulai dari Bitcoin, Ethereum, Theter, dan masih banyak lagi, buruan instal dan daftarkan diri di Pintu!

Referensi:

Zoho, What is an invoice, diakses tanggal 26 Agustus 2022

Zapier, How to make invoice, diakses tanggal 26 Agustus 2022

Investopedia, Invoice definition, diakses tanggal 26 Agustus 2022