Nota Kontan: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengisinya Secara Mudah

Saat melakukan transaksi, biasanya kamu akan mendapatkan sebuah nota. Jenis nota sendiri ada banyak, nota kontan adalah salah satunya. Nota ini akan kamu dapatkan jika kamu melakukan pembayaran secara tunai. Untuk lebih jelasnya, berikut pengertian nota kontan selengkapnya.

Pengertian Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi resmi yang dibuat oleh penjual untuk diberikan ke pembeli karena telah terjadi transaksi secara tunai atau kontan. Makanya, nota kontan disebut pula bon kontan. Dalam Bahasa inggris, istilah nota kontan lebih dekat dengan nama cash receipt yang berarti pernyataan tercetak yang diberikan kepada pelanggan atas transaksi penjualan tunai.

Nota kontan biasanya dibuat dalam dua rangkap, satu untuk pelanggan, sementara salinannya disimpan penjual untuk tujuan akuntansi. Biasanya, nota kontan berisi tanggal transaksi, nomor unik hingga tanda tangan penerima.

Baca juga: Apa itu Nota Kredit dan Fungsinya?

Fungsi Nota Kontan

Nota kontan sendiri sangatlah penting bagi sebuah bisnis. Berikut beberapa fungsi nota kontan.

1. Penyimpan Informasi

Nota kontan berguna untuk menyimpan informasi penting terkait transaksi. Misalnya, informasi jenis barang yang terjual, jumlah pembelian, hingga sub varian barang.

Untuk sub varian barang contohnya begini. Pembelian HP merk A dengan sub varian RAM 2 GB. Selain itu, ada juga informasi tentang harga barang, total, hingga metode pembayaran.

Nota kontan saat ini bersifat fleksibel, bisa dibayar secara cash atau pakai metode transfer. Asalkan dibayar di waktu yang bersamaan, baik itu cash atau transfer, masih bisa masuk ke transaksi di nota kontan.

2. Alat Bukti Transaksi

Alat bukti ini diperuntukkan tidak hanya untuk pembeli, melainkan juga penjual. Nota kontan adalah bukti pembelian yang sah, karena dikeluarkan secara resmi oleh toko atau badan usaha yang bersangkutan.

Misalnya dalam pembelian barang elektronik, ingin klaim garansi, biasanya ada perjanjian menyertakan nota kontan. Selain itu, bisa dipakai jika ada ketidaksesuaian produk sehingga pembeli bisa klaim ke toko, dengan menyertakan nota ini.

3. Dokumen Pengecekan

Bagi penjual, hadirnya nota kontan juga sangat membantu untuk mengecek sisa barang. Misalnya dalam sehari, penjual ingin mengetahui jumlah transaksi yang berlangsung. Cukup lihat nota kontan yang ada, kemudian sesuaikan dengan stok.

Selain itu, adanya nota kontan ini bisa dipakai untuk melihat ketersediaan stok pasca penjualan. Tidak hanya itu, jumlah pendapatan yang didapat juga bisa disesuaikan dengan adanya dokumen satu ini.

Baca juga: Banyak yang Salah Paham, Ini Perbedaan Debit dan Kredit!

Kelebihan Nota Kontan

Berikut adalah beberapa kelebihan nota kontan dalam transaksi bisnis:

1. Bukti Transaksi yang Valid dan Mengurangi Sengketa

Nota kontan berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli. Dengan adanya nota kontan, kedua belah pihak memiliki catatan tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi perbedaan pendapat atau sengketa di kemudian hari. Ini mengurangi risiko perselisihan dan memberikan kepastian hukum atas transaksi yang telah dilakukan.

2. Mendukung Pencatatan Keuangan yang Akurat

Setiap transaksi yang dicatat dalam nota kontan memberikan informasi penting untuk pencatatan keuangan. Baik untuk individu maupun perusahaan, nota kontan membantu dalam memantau arus kas, menentukan keuntungan, serta menyusun laporan keuangan. Dengan pencatatan yang rapi dan teratur, pengelolaan keuangan menjadi lebih mudah dan transparan.

3. Mempercepat Proses Transaksi

Transaksi tunai yang disertai dengan nota kontan cenderung lebih cepat karena tidak memerlukan waktu tambahan untuk konfirmasi pembayaran dari pihak ketiga seperti bank atau layanan pembayaran elektronik. Proses yang lebih cepat ini menguntungkan baik bagi penjual yang ingin segera menerima pembayaran, maupun pembeli yang ingin segera mendapatkan barang atau jasa.

4. Mempermudah Audit dan Pelacakan Transaksi

Nota kontan memudahkan audit internal dan pelacakan transaksi, terutama dalam bisnis yang melakukan banyak transaksi tunai setiap harinya. Dengan memiliki catatan yang detail dan terorganisir, perusahaan dapat dengan mudah meninjau dan memverifikasi setiap transaksi yang terjadi, sehingga meminimalisir kesalahan atau penyelewengan dalam proses bisnis.

5. Memberikan Rasa Aman kepada Konsumen

Bagi konsumen, menerima nota kontan memberikan rasa aman karena mereka memiliki bukti bahwa pembayaran telah dilakukan dan barang atau jasa telah diterima. Ini juga meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap penjual, karena menunjukkan profesionalisme dan transparansi dalam bertransaksi.

Format Nota Kontan

Bentuk nota kontan biasanya persegi panjang. Di dokumen transaksi jual-beli ini, format biasanya dibuat dengan rigid dan jelas. Format ini berisikan beberapa keterangan terkait transaksi jual beli.

Pada umumnya, ukuran nota kontan adalah seperempat dari kertas folio atau 10 x 16 cm. Karena ukuran nota kontan yang relatif kecil, maka tidak semua hal bisa dimuat di nota kontan. Hal-hal yang dimuat dalam nota kontan adalah:

• Nomor nota (berisikan nomor urutan transaksi dalam satu hari)
• Tanggal transaksi (berguna untuk mengidentifikasi waktu terjadinya transaksi)
• Jenis barang yang dibeli (bisa diisi dengan merk, detail warna, ukuran, dan sejenisnya, ditulis secara lengkap)
• Harga barang per satuan (ditulis dalam nominal yang jelas, jika ada potongan harga, sebaiknya tulis di totalan akhir saja)
• Jumlah barang yang dibeli (harus ditulis jelas, karena berguna untuk menghitung totalan akhir)
• Total harga barang (hasil kali antara harga barang per satuan dengan jumlah yang dibeli. Jika ada potongan harga, hitung juga di bagian ini secara jelas)
• Tanda tangan penjual (bentuk validasi transaksi, bisa juga ditambahkan cap logo toko atau perusahaan untuk menambah keabsahan)
• Tanda tangan pembeli (bentuk validasi transaksi, sehingga menunjukkan transaksi dilakukan dua pihak)
• Stempel lunas (jika diperlukan, lebih baik dibubuhkan untuk menambah kevalidan bukti transaksi tersebut)

Cara Mengisi Nota Kontan

Mengisi nota kontan sangatlah mudah. Apalagi, terdapat banyak contoh nota kontan yang bisa kamu beli di toko perlengkapan alat tulis kantor. Untuk cara mengisinya, cukup tuliskan keterangan transaksi yang diperlukan. Lihat berapa jumlah barang, harga satuan, totalkan keseluruhannya. Selain itu, isi juga beberapa keterangan lainnya seperti:

• Nomor nota
• Tanggal
• Ukuran/kode barang
• Diskon
• Dan berbagai keterangan lainnya

Pengisian nota kontan sebenarnya sangatlah mudah, karena hanya melihat detail transaksi saja. Lebih lengkapnya, simak contoh nota kontan berikut ini.

Hadirnya nota kontan memang sangat diperlukan dalam transaksi jual beli. Oleh karena itu, pastikan kamu menuliskannya secara detail. Jangan lupa simpan dokumen tersebut di database agar mudah jika hendak melalukan tracking nantinya.

Itu dia pengertian nota kontan dan contohnya hingga cara membuatnya. Semoga informasi ini bermanfaat!

Kamu bisa menemukan informasi lain seputar finansial dan akuntansi di Pintu Blog. Sementara buat kamu yang ingin belajar crypto, aset yang kini tengah diminati banyak orang di seluruh dunia, kamu bisa mengunjungi Pintu Academy tempat mencari berbagai ilmu dasar dan profesional seputar crypto secara gratis.

Referensi:

• Accounting Tolls. Cash receipt definition. Diakses 21 Desember 2022
• Ashish Kumar Srivastav. Cash Receipt. Diakses 21 Desember 2022
• Jeel Patel. What is a Cash Receipt? [A Complete Guide]. Diakses 21 Desember 2022
• What Are Cash Receipts? Definition, Example & Benefits. Diakses 15 Agustus 2024