Credit Note: Pengertian, Fungsi, dan Cara Penggunaannya

Dalam kegiatan berbisnis, ada kalanya pelaku bisnis memperoleh barang yang kurang sesuai dengan kebutuhan atau kriteria yang diberikan kepada supplier. Sebagai alternatif solusi, kamu bisa menghubungi supplier untuk mengembalikan barang dan menukarnya dengan barang yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan atau meminta refund. 

Dalam proses pengembalian barang, kamu memerlukan beberapa dokumen pengantar, salah satunya adalah credit note. Artikel kali ini akan membahas tentang apa itu credit note dan bagaimana penggunaannya. Simak bersama ya!

Apa itu Credit Note?

Kelengkapan dokumen transaksi merupakan salah satu aspek penting dalam bisnis yang bertujuan untuk meminimalisir kejadian-kejadian yang tak terduga serta kemungkinan terjadinya perselisihan dalam bisnis. Begitu pula dengan kelengkapan dokumen pada saat terjadi pembatalan transaksi pembelian.

Credit note adalah salah satu dokumen yang diberikan penjual atau supplier kepada pembeli sebagai tanda konfirmasi pengembalian barang. Dengan adanya credit note, maka penjual atau supplier mengakui adanya pembatalan transaksi pembelian. 

Fungsi Credit Note 

Penerbitan credit note sebagai dokumen pelengkap bagi transaksi pembatalan memiliki beberapa fungsi, antara lain: 

Meminimalisir kesalahan pencatatan piutang

Dengan menerbitkan credit note, maka penjual mengakui adanya pembatalan atas transaksi. Credit note menjadi bukti konfirmasi yang nantinya akan diberikan pada bagian akuntansi atau keuangan dari pihak penjual untuk membuat entri kredit ke akun piutang pembeli sesuai dengan jumlah yang tertera. 

Penyesuaian saldo persediaan

Selain akun piutang, pihak penjual juga perlu menyesuaikan kembali jumlah saldo persediaan. Oleh sebab itu, salinan credit note diberikan pada pihak pembeli setelah barang diterima kembali di gudang penjual. Dengan demikian, maka penerbitan credit note akan menjadi dasar penyesuaian saldo persediaan. 

Prosedur untuk meminimalisir perselisihan dengan pembeli

Tak hanya berfungsi sebagai dokumen internal bagi pihak penjual, credit note juga berperan penting dalam meminimalisir terjadinya konflik dengan pembeli. Pasalnya, adanya credit note menjadi pertanda bahwa barang telah diterima di gudang penjual dan utang pembeli kepada penjual berkurang sesuai jumlah yang tertera pada credit note. 

Kapan Credit Note Diperlukan?

Dikutip dari beberapa sumber, berikut ini merupakan beberapa situasi penting dimana credit note diperlukan, antara lain: 

• Pada saat pembeli mengembalikan barang kepada penjual dikarenakan alasan seperti kualitas barang yang tidak sesuai atau terdapat kecacatan pada produk 
• Adanya diskon atau potongan penjualan yang diberikan penjual setelah pembeli melakukan pembayaran 
• Pembeli melakukan pembayaran dalam jumlah melebihi yang seharusnya tertagih, atau
• Pembeli menerima barang dengan kuantitas yang lebih sedikit dibandingkan yang tertera pada faktur penjualan (invoice).

Siapa yang Menerbitkan Credit Note?

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, credit note diterbitkan oleh pihak penjual. Penerbitan credit note ini umumnya dilakukan setelah barang telah dikembalikan kepada pihak penjual, dan biasanya dibuat dalam beberapa rangkap sebab salinannya akan menjadi bukti bagi pihak internal supplier. 

Contoh Credit Note

Berikut ini merupakan salah satu contoh credit note yang bisa kamu jadikan acuan. 

(Sumber: Jurnal.id)

Berdasarkan gambar tersebut, kamu bisa mempelajari beberapa komponen penting yang seharusnya dicantumkan dalam credit note, antara lain penerbit credit note, nama pelanggan, tanggal pembuatan credit note, nama item barang yang dikembalikan beserta kuantitas, serta nilai dari item barang yang dikembalikan.

Cara Membuat Credit Note

Cara membuat credit note dapat dilakukan dengan menggunakan software (program pencatatan) atau manual. 

Baik otomatis maupun manual, perusahaan umumnya memiliki satu format tetap yang dijadikan acuan dalam pembuatan credit note. Dengan demikian, tugas admin hanyalah mengisi bagian yang diperlukan, seperti nomor dan nama item barang, kuantitas atau jumlah barang, harga per unit barang dan nilai total keseluruhan. 

Perbedaan Credit Note vs Debit Note 

Tak sedikit orang yang menganggap credit note dan debit note merupakan dua jenis dokumen yang sama. Pasalnya, credit note dan debit note umumnya digunakan sebagai dokumentasi atas transaksi pengembalian barang atau retur. Kendati demikian, keduanya merupakan jenis dokumen yang berbeda. 

Perbedaan antara credit note dan debit note terletak pada siapa penerbit dan kapan dokumen tersebut diterbitkan. Credit note diterbitkan oleh pihak penjual setelah barang yang diretur telah kembali ke tangan pihak penjual. Sementara, debit note diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai dokumen pengantar atas barang yang akan diretur atau dikembalikan kepada penjual. 

Debit note menjadi bukti bahwa pihak pembeli telah mengembalikan barang yang tidak sesuai dengan kriteria sekaligus permintaan pembeli agar pihak penjual menyesuaikan kembali nominal atas utang mereka. 

Perbedaan Credit Note vs Invoice 

Credit note memiliki sebutan unik dalam beberapa sumber, salah satunya adalah negative invoice atau dapat diterjemahkan sebagai faktur penjualan yang bernilai negatif. Meski keduanya sama-sama diterbitkan oleh pihak penjual, perbedaan antara credit note dan invoice adalah bahwa invoice merupakan tagihan pembayaran atas pembelanjaan, sementara credit note bersifat mengurangi nilai invoice atau tagihan kepada pembeli karena adanya pengembalian barang. 

Jadi, sekarang kamu sudah paham kan tentang apa itu credit note dan fungsinya? Semoga bermanfaat!

Temukan informasi lainnya seputar keuangan, akuntansi dan finansial di Pintu Blog. 

Referensi: 

• Groww. What is a Debit Note, Credit Note, and Revised Invoice. Diakses pada 5 Februari 2023.
• Invoicely. When & How to Issue Credit Notes for Invoices. Diakses pada 5 Februari 2023.
• Wallstreetmojo Team. Credit Note. Diakses pada 5 Februari 2023.