Apa Itu Proforma Invoice dan Contohnya?

Updated

January 3, 2023

• Waktu baca 4 Menit

Gambar Apa Itu Proforma Invoice dan Contohnya?

Reading Time: 4 minutes

Saat melakukan sebuah transaksi, biasanya akan diberikan sebuah invoice/tagihan dalam selembar dokumen. Ternyata, invoice ini bisa dibedakan menjadi invoice biasa dan proforma invoice. Keduanya pun memiliki fungsi yang berbeda. Lantas apa itu proforma invoice, fungsi dan contohnya? Simak selengkapnya berikut ini!

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah tagihan awal yang diberikan kepada pembeli sebelum penyerahan atau pengiriman barang. Proforma invoice biasanya menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya, misalnya saja berat pengiriman dan biaya transportasi.

Karena itu, proforma invoice adalah dokumen transaksi jual beli yang penting untuk disediakan. Dokumen ini berguna sebagai faktur sementara yang diberikan supplier ke pelanggannya sebelum pengiriman barang/jasa.

Proforma invoice juga bisa disebut dengan faktur pengganti sementara, karena pengiriman barang atau jasa dilakukan bertahap. Dokumen ini juga biasa dipakai sebagai pengingat pembeli untuk melunasi pembayaran.

Contoh proforma invoice adalah saat memakai jasa event organizer. Pasti akan ada proforma invoice kepada konsumen untuk membayar uang muka. Pelunasan akan diingatkan melalui proforma invoice ini saat menjelang hari acara berlangsung.

Selain jasa, produsen atau supplier barang juga bisa memakai invoice model ini kepada para pelanggannya. Tujuannya agar saat penagihan lebih mudah, baik detail kekurangan dan prosesnya lebih mudah dilaksanakan.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice pastinya memiliki fungsi tersendiri dalam transaksi jual-beli. Secara umum, beberapa fungsi proforma invoice adalah:

1. Konfirmasi Pembelian

Proforma invoice berguna untuk menunjukkan kesepakatan pembelian di antara penjual dan pembeli. Sebelum pembeli menyelesaikan pembayaran, penjual pasti harus melakukan konfirmasi kepada pembeli terlebih dahulu. Dokumen ini dapat dipakai untuk mempermudah konfirmasi pembelian.

2. Penunjuk Harga

Setiap transaksi jual-beli pastinya membutuhkan nominal total biaya yang harus dibayarkan. Melalui proforma invoice, pembeli dengan mudah mengetahui jumlah biaya keseluruhan yang harus dibayar.

Metode ini cocok dipakai untuk transaksi yang pengiriman/pelayanannya dilakukan bertahap. Adanya proforma invoice menunjukkan sisa totalan yang harus dibayar, sehingga sesuai dengan perjanjian awal yang telah disepakati sebelumnya.

3. Pencatat Perubahan Transaksi

Terkadang di tengah proses transaksi, pembeli mengajukan penambahan produk atau jasa. Perubahan transaksi ini akan dengan mudah dicatat dengan menggunakan proforma invoice. Sifat dokumen ini yang sementara membuatnya lebih fleksibel untuk mencatat perubahan.

4. Rujukan Kesalahan

Sementara itu, terkadang ada juga kesalahan dalam pengiriman barang, contohnya kesalahan hitung, jenis barang, kekurangan, dan sebagainya. Adanya proforma invoice ini berguna untuk melakukan klaim atas kesalahan tersebut.

Pembeli bisa menggunakan dokumen ini sebagai bukti untuk menunjukkan kesalahan. Nantinya, barang yang dikirim dengan yang dicatat akan dicocokkan.

Bagian-Bagian Proforma Invoice

Lalu, apa saja informasi yang harus kamu sertakan dalam proforma invoice? Beberapa yang paling utama adalah:

Data pembeli serta penjual (menunjukkan siapa saja yang terlibat dalam proses penjualan)
Tanggal terbit serta tenggat waktu (penanda kapan transaksi dimulai dan diproses)
Status (menunjukkan status pembayaran, apakah Unpaid atau belum dibayar, serta Lunas
Detail produk dan jasa (informasi produk atau jasa yang dibeli. Mulai dari nama, harga, total, dan berbagai komponen produk lainnya. Termasuk juga biaya administrasi dan pajak jika ada)
Informasi tambahan (misalnya garansi sampai masa pembayaran)

Tentunya, informasi tersebut bisa kamu modifikasi sesuai kebutuhan.

Contoh Proforma Invoice

Untuk bisa lebih memahami tentang apa itu proforma invoice. Simak contoh berikut ini.

Berikut adalah contoh proforma Invoice tentang pembelian kain di toko Sumber Textile. Pemesanan kainnya sebanyak 2 roll (total 40 yard), dengan harga per yard Rp25.000.

Template Proforma Invoice

Invoice biasa atau proforma invoice sebenarnya memiliki dasar yang sama, yakni detail informasi pembelian. Selain itu, ada nama toko, totalan, hingga tanggal. Buat kamu yang masih bingung bagaimana cara membuat proforma invoice yang benar, kamu bisa menggunakan template proforma invoice berikut ini.

Perbedaan Proforma Invoice vs Invoice

Proforma invoice atau tagihan sementara ini sebenarnya hampir mirip dengan invoice pada umumnya. Walau demikian, tetap ada perbedaan antara invoice dan proforma invoice, di antaranya adalah:

Proforma invoice merupakan dokumen yang sementara. Diberikan oleh penjual ke pembeli sebelum proses pembayaran. Sedangkan invoice adalah dokumen tertulis setelah pembeli melunasi pembayaran, serta menerima barang/jasa.
Informasi yang dimuat di proforma invoice pada umumnya sama dengan invoice biasa, perbedaannya adalah adanya tenggat waktu pelunasan pada proforma invoice.
Sifat proforma invoice sementara, tidak diakui untuk kebutuhan perpajakan. Sementara invoice sifatnya resmi. Bisa dipakai untuk memenuhi kebutuhan perpajakan
Sifat proforma invoice yang sementara, biasanya pembayarannya berstatus “Unpaid”. Sementara untuk invoice biasanya berstatus pembayaran “Lunas” atau “Paid”
Nominal totalan di proforma invoice bisa saja berubah, tergantung dari penambahan layanan yang diminta pembeli. Selain itu, perubahan tersebut juga bisa disebabkan adanya tambahan biaya administrasi
Untuk nominal di invoice bersifat tetap, karena merupakan dokumen final sehingga nominal tidak bisa dirubah
Selain itu, secara komersial bisa dipakai sebagai pengingat pembeli agar segera menyelesaikan pembayaran. Sebaliknya, untuk invoice dipakai untuk menunjukkan bahwa transaksi sudah selesai

Hadirnya proforma invoice tentu sangat membantu penjual dan pembeli dalam mempermudah transaksi. Sifatnya yang fleksibel, membuatnya bisa dirubah tergantung dari penambahan barang atau layanannya. Alhasil, pembuatan nota invoice akhir akan lebih mudah.

Nah, itu dia penjelasan lengkap tentang apa itu proforma invoice, fungsi hingga contohnya. Semoga informasi ini bermanfaat buat kamu ya!

Kamu bisa menemukan informasi lainnya seputar keuangan dan akuntansi di Pintu Blog. Buat kamu yang ingin belajar investasi crypto, salah satu aset yang tengah diminati masyarakat luas termasuk tokoh ternama seperti Elon Musk dan miliarder Mark Cuban, kunjungi Pintu Academy.

Yuk, download Pintu sekarang di sini dan investasi mulai dari Rp11.000 saja!

Referensi: