Apa itu PO? (Purchase Order)

Dalam kegiatan jual beli, kini kita sudah bisa memesan barang terlebih dahulu dan datang di beberapa hari kemudian. Akan tetapi, tidak jarang juga banyak penjual yang mengalami penipuan oleh pihak pembeli yang tidak membayar barang setelah dikirim dan sebagainya.

Maka dari itu untuk menghindari penipuan tersebut, muncul istilah PO atau purchase order yang menjadi salah satu cara efektif yang digunakan di dalam pemesanan. Pada artikel ini, kamu akan mengetahui tentang apa itu PO, alur pemesanan dengan PO, contoh dokumen hingga manfaatnya.

Pengertian Purchase Order

Sebelum membahas lebih lanjut, tentunya kamu perlu mengetahui apa itu PO. PO adalah sebuah dokumen resmi yang mengikat kedua pihak jual beli yaitu pembeli dan penjual secara hukum. Dokumen ini resmi secara hukum yang dibuat oleh pembeli agar berkomitmen untuk membayar barang yang dibeli kepada penjualan produk atau layanan yang akan dikirimkan di hari mendatang.

PO ini berbeda dengan purchase requisition (permintaan pembelian) di mana yang terakhir akan bertindak sebagai kontrak antara penjual dan pembeli. Dengan mengirimkan pesanan (baik produk atau layanan), maka pembeli akan berkomitmen untuk membeli pesanan tersebut dengan jumlah yang telah disepakati. Hal ini dikarenakan pesanan telah dipenuhi sebelum pembeli menerima tagihan pembayaran mereka.

Selain itu, PO ini juga memiliki persamaan dan perbedaan dengan faktur. Persamaan keduanya yaitu sama-sama berbentuk dokumen yang telah terikat secara hukum dan saling berhubungan untuk membuat invoice sebagai acuan barang yang dibeli.

Baca Juga: Apa itu Net Asset Value (NAV) dan Cara Menghitungnya?

Perbedaannya yaitu PO ini dibuat oleh pembeli sebelum dirinya membeli produk atau layanan tersebut. Selain itu, PO juga biasanya mencantumkan barang-barang yang diperlukan (jenis barang, jumlah dan harga) dan juga termasuk rincian pembayaran yang diusulkan. Sementara faktur dibuat oleh penjual setelah transaksi pembelian berlangsung, tercantum konfirmasi barang terkirim dan membutuhkan pembayaran pada tanggal tertentu.

Dokumen PO tentunya memiliki manfaat bagi pembeli dan penjual. Pembeli dapat memesan barang atau layanan tanpa harus menyelesaikan pembayaran terlebih dahulu.

Sedangkan bagi pihak penjual maka PO dapat menjadi cara untuk menawarkan kredit kepada pembeli tanpa harus menerima risiko. Hal ini dikarenakan pembeli wajib membayar setelah produk atau layanan tersebut telah dikirimkan.

Alur Pemesanan Menggunakan PO

Setelah mengetahui apa itu PO, agar tidak terjadi kesalahan dalam membuat PO kamu juga perlu mengetahui alur pemesanan dengan dokumen ini. Adapun alur memesan barang atau layanan dengan menggunakan PO sebagai berikut:

Pembeli membuat daftar permintaan pemesanan (purchase requisition)

Langkah pertama dalam memesan adalah membuat daftar permintaan pembelian. Daftar permintaan ini merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual atau departemen pembelian untuk melacak barang yang akan dipesan.

Ini juga berguna untuk mencatat segala pengeluaran mereka. Permintaan itu harus disetujui oleh departemen keuangan yang dibutuhkan sebelum PO dibuat dan dikirim kepada pembeli.

Pembeli membuat PO

Ketika permintaan telah disepakati, maka PO dibuat. Di dalam PO tersebut terdiri dari tanggal pesanan, informasi pengiriman (meliputi tanggal, lokasi pengiriman, alamat tagihan), jumlah yang dibeli, produk atau layanan yang dibeli, Nama merek (SKU atau nomor model tertentu), harga barang, dan ketentuan pembayaran, serta nomor PO.

Baca Juga: Apa Itu Callable Bond vs Non-Callable Bond?

Kesepakatan dari pihak penjual terkait PO

Pada tahap ini, penjual diberi kesempatan untuk menerima (accepted) atau menolak (rejected) mengenai pesanan pembelian atau PO **yang telah dibuat oleh pembeli. Di bagian bawah PO terdapat garis-garis putus sebagai tempat bagi manajer resmi penjual untuk menandatangani pesanan.

Setelah PO diterima oleh pihak penjual, maka dokumen itu akan menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak (penjual dan pembeli) yang terlibat.

Pembeli mencatat PO

Setelah memesan, maka purchase order tersebut tetap terbuka. Dalam hal ini, berarti bahwa pesanan tersebut dapat dilakukan namun barang belum bisa diterima langsung oleh pembeli.

Namun dapat juga hanya sebagian pesanan yang telah diterima. Hal ini menandakan bahwa pengiriman barang tidak lengkap.

Contoh Dokumen PO

Terkait apa itu PO dan bagaimana alur pemesanan dengan PO sudah dijelaskan. Selanjutnya, kamu perlu mengetahui contoh dokumen PO itu sendiri. Adapun format contoh dokumen PO yang perlu diketahui sebagai berikut:

Sumber: https://blog.spenmo.com/

Atau

Sumber: https://tallysolutions.com/

Manfaat PO

Kamu sudah tahu apa itu PO, kini kamu juga harus tahu manfaat dari PO. Manfaat PO bagi pembeli maupun penjual, diantaranya:

Dapat menghindari adanya pesanan duplikat

Selain dapat dipenuhi tagihannya, manfaat PO bagi penjual lainnya adalah membantu dalam menghindari adanya pesanan duplikat.

Hal ini tentunya meminimalisir adanya risiko pesanan yang ganda atau duplikat.

Dapat melacak pesanan yang masuk

PO juga membantu penjual dalam melacak pesanan yang masuk. PO ini dapat membantu penjual melacak apa yang sudah dipesan dan siapa yang memesan. Selain itu, sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik juga mampu menyederhanakan proses inventaris dan proses pengirimannya.

Baca Juga: Pengertian dan Cara Menghitung Rasio Aktivitas Menurut Para Ahli

Berfungsi sebagai dokumen hukum

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, salah satu keuntungan utama adanya purchase order (PO) adalah dokumen hukum yang mengikat kedua belah pihak. Sehingga transaksi pembelian dapat dipertanggung jawabkan.

Selain itu, dokumen hukum juga membantu untuk menghindari adanya perselisihan di masa depan mengenai transaksi pemesanan tersebut.

Memudahkan dalam mencatat pemesanan

Dengan PO tentunya dapat mempermudah pencatatan inventaris bagi pembeli. Pasalnya, pembeli tidak harus mengecek ketersediaan barang secara langsung. Pencatatan yang berhubungan dengan aktivitas akuntansi pun menjadi lebih mudah karena melibatkan lebih dari satu barang.

Jangan lupa untuk install aplikasi Pintu untuk merasakan pengalaman trading kripto terbaik hanya dengan modal Rp11.000 saja. Nikmati juga berbagai fitur menarik seperti Pintu Earn dan Pintu Staking untuk mendapatkan pasif income dari aset kripto.

Referensi:

Shopify, PO Definition, diakses tanggal 25 Mei 2022

Tall Solutions, Purchse order, diakses tanggal 25 Mei 2022

Sum Up, What is Purchse Order, diakses tanggal 25 Mei 2022Corporate finance institute, Purchase Order, diakses tanggal 25 Mei 2022