Definisi Lengkap Apa Itu Bukti Kas Keluar Beserta Fungsi & Contoh

Salah satu aspek yang tidak dapat dipisahkan pada manajemen perusahaan adalah pengelolaan keuangan perusahaan. Sebagai sebuah organisasi komersial, perusahaan perlu melakukan pengeluaran untuk memenuhi kebutuhan operasional dan pengembangan perusahaan. Agar pengeluaran dapat ditelusuri dengan baik, manajer keuangan perlu menyimpan bukti kas keluar agar setiap transaksi yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagai salah satu aspek keuangan memiliki pemahaman yang memadai mengenai bukti kas keluar adalah hal yang sangat penting. Selain karena dapat dijadikan bukti transaksi, memiliki bukti kas keluar juga dapat memudahkan manajer keuangan untuk melakukan pencatatan dan memonitor pendistribusian anggaran keuangan serta melakukan prediksi di masa depan.

Melalui artikel ini, Pintu akan mencoba menjelaskan apa itu bukti kas keluar, manfaat, hingga cara mengelola bukti kas keluar yang baik, simak penjelasan apa itu bukti kas keluar di bawah ini!

Apa Itu Bukti Kas Keluar?

Yang dimaksud dengan bukti kas keluar adalah dokumen atau catatan yang berasal dari seluruh transaksi yang memiliki keterkaitan atas arus kas keluar yang dilakukan perusahaan. Dari penjelasan ini, kita dapat menarik kesimpulan bahwa bukti kas keluar adalah catatan keuangan yang yang dikeluarkan untuk keperluan eksternal maupun internal perusahaan.

Salah satu syarat yang harus dimiliki pada bukti kas keluar adalah format yang dapat menunjukkan informasi yang lengkap dan valid. Isi format yang harus ada pada bukti kas keluar adalah tanggal transaksi, nama barang atau jasa yang dibeli, jumlah dana yang dikeluarkan, metode pembayaran (tunai atau non tunai), serta informasi lain seperti keterangan perusahaan, tanda tangan setiap bagian keuangan, dan sebagainya.

Dapat disimpulkan, bukti kas keluar adalah seluruh catatan dan dokumen yang dapat digunakan untuk menunjukan atau membuktikan adanya pengeluaran sejumlah uang perusahaan. Contoh bukti kas keluar adalah fraktur pajak, nota pembelian stok, struk belanja dan keperluan lainnya.

Baca juga: Definisi Utang, Jenis Utang, dan Manajemen Utang

Fungsi Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah dokumen atau catatan yang memiliki beraneka fungsi. Tidak hanya sebagai pendukung kesaksian dalam laporan keuangan, bukti kas keluar memiliki fungsi lain seperti bukti pembayaran utang kepada pihak supplier, pembayaran angsuran pinjaman pada lembaga keuangan, dan bukti pembayaran aset tetap.

Selain fungsi diatas, bukti kas keluar juga dapat digunakan sebagai bukti pembagian dividen pada investor, bukti pembayaran upah buruh dan gaji pegawai, pengisian neraca seimbang, hingga acuan untuk mengisi kas kecil. 

Tidak hanya itu, bukti kas keluar juga dapat digunakan untuk menunjukkan bukti pengambilan prive oleh pemilik perusahaan, retur pengembalian oleh konsumen atas produk yang rusak, hingga faktur pajak.

Perusahaan tidak harus memiliki karyawan khusus untuk mengelola semua kegiatan keuangannya sebab perusahaan dapat membayar jasa profesional semacam konsultan atau akuntan.

Tujuan Pencatatan Bukti Kas Keluar

Tujuan utama pencatatan transaksi melalui bukti kas keluar adalah menunjukkan hasil pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Bukti kas keluar kemudian disimpan untuk dapat digunakan dalam mempermudah evaluasi ketika terjadi kekeliruan input. Selain itu tujuan dari pembuatan bukti kas keluar adalah mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh manajemen atau pihak di luar perusahaan. Oleh karena itu dalam format bukti kas keluar biasanya disertai bukti tanda tangan dari pihak perusahaan dan pihak penerima dana serta salinan dari nota tersebut.

Bukti kas keluar juga memiliki tujuan untuk melacak terjadinya perubahan pada sumber ekonomi yang menyebabkan kenaikan harga bahan baku atau kenaikan biaya lain. Dengan adanya bukti kas keluar, perusahaan juga dapat mengukur potensi penerimaan pendapatan di masa depan. Bukti kas keluar tidak hanya digunakan oleh perusahaan saja namun juga pihak lain seperti supplier dan investor. Dengan begitu bukti kas keluar dapat memberikan manfaat bagi seluruh pemegang kepentingan dan mencegah adanya kebocoran arus keuangan dari perusahaan.

Baca juga: 7 Perbedaan Utang dan Piutang dalam Akuntansi

Contoh Bukti Kas Keluar

Ada banyak format  bukti kas keluar tergantung dari tujuan pembuatannya, mulai dari faktur pembelian, retur barang, pajak, setor angsuran bank, dan sebagainya. Agar kamu bisa menemukan bukti kas keluar yang cocok dengan kebutuhanmu simak beberapa contoh bukti kas keluar sebagai berikut:

1. Faktur Pembelian

Faktur pembelian atau juga disebut purchase order adalah salah satu contoh bukti kas keluar yang perlu kamu tahu. Fungsi dari faktur pembelian adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah menyelesaikan kewajibannya saat melakukan pembelian aset tetap ataupun stok barang. Faktur pembelian dikeluarkan oleh perusahaan penjual dan diberikan kepada perusahaan pembeli yang biasanya dilengkapi dengan stempel toko. Pada faktur pembelian terdapat informasi transaksi berupa tanggal transaksi, jumlah barang dan jasa beserta harga total, harga setelah kena pajak, NPWP, dan tanda tangan dari pihak penjual juga pembeli.

2. Faktur Pajak

Faktur pajak merupakan salah satu bentuk bukti kas keluar yang berfungsi sebagai tanda bukti pemungutan pajak PKP (Pengusaha Kena Pajak). Setiap perusahaan wajib menerbitkan faktur pajak sebagai pada setiap transaksi yang dilakukan.

3. Nota Retur Pembelian

Ketika terdapat barang yang dikembalikan oleh konsumen karena cacat atau tidak sesuai pesanan, maka perusahaan mengeluarkan nota retur pembelian. Nota ini dibuat oleh perusahaan dan diberikan kepada pelanggan  disertai tanda tangan dari kedua pihak.

4. Rekening Koran

Bukti kas keluar yang selanjutnya adalah rekening koran yang merupakan daftar transaksi keuangan perusahaan yang digunakan sebagai acuan untuk memeriksa adanya pelunasan, mencocokan pergerakan kas dan saldo, dan lain sebagainya.

Kesimpulan

Bukti kas keluar adalah salah satu komponen penting pada laporan keuangan. Sebagai bukti pendukung adanya transaksi keuangan, keberadaan bukti kas keluar adalah sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan perencanaan keuangan perusahaan.

Ayo bergabung dengan Pintu sebagai aplikasi trading kripto yang legal di Indonesia. Pintu menyediakan lebih dari 50 jenis koin kripto seperti Bitcoin, Ethereum, Tether, dan koin lain yang bisa kamu jadikan sebagai aset digital. Hanya dengan Rp11.000 kamu bisa mulai trading dan memanfaatkan banyak fitur kripto terbaru hanya di Pintu.

Referensi:

Freshbooks, Purchase Invoice: Everything You Need to Know, diakses tanggal 14 Juni 2022 

Edocs, Purchase Invoice, diakses tanggal 14 Juni 2022

Kiss flow, PO VS Invoice, diakses tanggal 14 Juni 2022