Apa Itu Klaim Reimbursement, Syarat, dan Contohnya?

Reimbursement adalah hal yang pastinya tidak asing lagi bagi kamu, terutama untuk kamu para pegawai maupun pengguna asuransi. Bagi kamu yang masih merasa asing dengan istilah ini, simak selengkapnya mengenai arti reimbursement, syarat hingga contohnya dalam artikel berikut ini.

Apa itu Reimbursement?

Pada dasarnya, pengertian reimbursement adalah kompensasi yang dibayarkan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran atau pembayaran yang dilakukan oleh karyawan, pelanggan atau pihak lainnya.

Sesuai definisi tersebut, reimbursement artinya kamu membayar terlebih dahulu suatu keperluan menggunakan uana pribadi, kemudian pihak perusahaan akan mengganti pengeluaran uang tersebut dengan syarat menunjukkan bukti transaksinya.

Fungsi Reimbursement

Fungsi reimbursement adalah untuk mendapatkan kembali uang yang digunakan untuk keperluan atau yang seharusnya memang ditanggung oleh perusahaan. Misalnya saja, untuk biaya bisnis, asuransi, dan biaya lainnya.

Syarat-Syarat Reimbursement

Untuk melakukan klaim reimbursement, kamu perlu memenuhi syarat reimbursement yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan.

Tentunya, syarat lengkap yang harus dipenuhi akan berbeda antara satu kasus dan kasus lainnya, tergantung pada konteks klaim. Namun pada umumnya, beberapa syarat klaim reimbursement adalah faktur atau tanda terima yang terperinci, bukti pembayaran, dan penjelasan mengenai detail pembelian yang dilakukan.

Yang termasuk ke dalam faktur atau tanda terima yang terperinci adalah deskripsi komoditas yang dibeli, nama vendor, jumlah yang dibeli, harga per item, jumlah pajak, biaya pengiriman, dan jumlah total transaksi.

Pengajuan reimbursement juga harus menyisipkan bukti pembayaran, penjelasan mengenai alasan pembelian atau manfaat pembelian, dan konfirmasi pengiriman. Konfirmasi pengiriman adalah dokumen konfirmasi pengiriman vendor, dan slip pengepakan.

Berikut merupakan contoh syarat reimbursement tergantung dari jenis reimbursement-nya.

• Biaya perjalanan: memerlukan kuitansi asli yang memberikan rincian biaya.
• Biaya penginapan: diperlukan kuitansi terperinci asli dan harus tarif tunggal. Apabila tarif untuk 2 orang, maka perlu ditambahkan penjelasan tentang nama orang kedua dan peran apa yang mereka jalankan.
• Biaya transportasi: penggantian biaya kendaraan pribadi dihitung pada tingkat jarak tempuh. Penggantian biaya penerbangan harus menyertakan kuitansi asli yang mencerminkan tanggal, jumlah, metode pembayaran, nomor tiket, nama vendor, tujuan, dan tanggal perjalanan.
• Biaya telepon, parkir, dan lain-lain: memerlukan kuitansi asli dan penjelasannya.
• Biaya asuransi: menyertakan kuitansi pembayaran rumah sakit dan sejenisnya.

Namun perlu diingat bahwa syarat pada setiap perusahaan bisa berbeda-beda tergantung kebijakan mereka masing-masing. Pihak perusahaan biasanya akan menerapkan batasan biaya klaim yang disesuaikan dangan faktor khusus perusahaan.

Baca juga: Psst..Ini 7 Cara Membuat Uang Bekerja untuk Kita

Contoh Reimbursement

Reimbursement lebih sering dikaitkan dengan pengeluaran bisnis. Perusahaan akan mengatur tanggal untuk mengganti uang-uang yang digunakan karyawan demi kepentingan bisnis, biasanya akan dilakukan dalam periode per bulan dengan penggantian di akhir bulan.

Reimbursement biasa dipakai oleh karyawan yang menanggung terlebih dahulu biaya perjalanan bisnis, mencakup biaya penginapan, makan, hingga transportasi.

Contohnya sebagai berikut. Misalnya, kamu dipilih sebagai perwakilan perusahaan untuk menghadiri konferensi industri guna memahami industri yang lebih maju, menghadiri seminar pendidikan, dan membangun jaringan secara profesional.

Selama perjalanan bisnis tersebut, kamu mengeluarkan dana pribadi untuk biaya penginapan sebesar Rp2.000.000, biaya makan Rp1.000.000, dan biaya transportasi Rp1.500.000.

Maka, setelah pulang dari perjalanan bisnis tersebut, kamu berhak mengajukan reimbursement Rp4.500.000 kepada pihak perusahaan. Nominal dan detail dari reimbursement tersebut biasanya akan muncul pada slip gaji kamu.

Apa Perbedaan Reimbursement dan Penggantian?

Sistem reimbursement sendiri sering tertukar dengan istilah penggantian (refund). Meski sama-sama memiliki arti mendapatkan uang kembali, namun keduanya memiliki cukup banyak perbedaan.

Pada dasarnya, perbedaan refund dan reimbursement adalah dari segi syaratnya. Refund hanya bisa didapatkan ketika terdapat barang rusak atau ketidakpuasan dari hasil transaski, sedangan reimbursement bisa didapatkan apabila kamu telah menanggung sejumlah biaya yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan.

Sistem reimbursement adalah hal yang harus kamu pahami, terlebih bagi kamu yang baru masuk ke perusahaan baru atau mendaftarkan diri untuk asuransi. Semoga penjelasan mengenai reimbursement di atas bermanfaat, ya!

Sistem reimbursement banyak muncul dalam konteks asuransi. Selain asuransi, investasi adalah salah satu aktivitas yang tidak kalah pentingnya. Kini, terdapat berbagai jenis instrumen investasi yang tersedia di luar sana, mulai dari saham, deposito hingga crypto.

Untuk memutuskan jenis investasi online maupun konvensional yang cocok bagi kamu, maka kamu perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja 5 prinsip dasar investasi serta tipe investor mana yang cocok buat kamu.

Di Pintu sendiri, kamu bisa berinvestasi mulai dari Rp11.000 saja, lho! Download Pintu sekarang melalui App Store dan Play Store kamu masing-masing!

Referensi:

Investopedia. Reimbursement. Diakses pada Senin, 9 Mei 2022.

My Accounting Course. What is Reimbursement?. Diakses pada Senin, 9 Mei 2022.

Uidaho. Reimbursement Policy. Diakses pada Rabu, 11 Mei 2022.