Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Untuk dapat mengembangkan bisnis, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal penting  pada kegiatan operasionalnya, salah satunya adalah kegiatan administrasi keuangan. Hal ini dikarenakan pada kegiatan administrasi keuangan terdapat banyak aspek penting yang dapat digunakan dalam mengatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Selain itu, administrasi keuangan akan menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh manajer keuangan untuk mengambil keputusan di masa depan.

Pentingnya administrasi keuangan juga menjadi objek penentu kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan dalam kegiatannya, administrasi keuangan akan mengumpulkan dan mengolah data keuangan untuk kemudian didokumentasikan untuk berbagai kepentingan. Hasil dari pengumpulan data tersebut kemudian disusun menjadi sebuah laporan yang dapat digunakan oleh berbagai pihak dengan beragam kepentingan. Simak penjelasan detail mengenai administrasi keuangan di bawah ini.

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi merupakan suatu kegiatan yang mengatur sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain, administrasi ini mengacu kepada kinerja atau manajemen operasional sebuah bisnis yang mencakup pembuatan atau penerapan keputusan besar. Sementara orang yang menjabat atau bekerja sebagai administrasi disebut dengan administrator.

Bila pelaksanaan administrasi ini dilakukan dengan teliti dan efisien, maka kegiatan ini akan berpengaruh positif pada kinerja perusahaan. Satu hal penting supaya pengerjaan administrasi ini dapat dilakukan dengan baik yaitu seluruh orang yang terlibat di dalam administrasi (administrator) harus memiliki kemampuan dan kerjasama baik sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Meskipun administrasi keuangan dilakukan dalam ranah keuangan, namun semua departemen dalam suatu perusahaan akan berdampak pada kinerja dari administrasi keuangan perusahaan. Karena administrasi keuangan memiliki kaitan erat dalam seluruh aspek bisnis mulai dari operasional, sumber daya manusia, hingga distribusi. Oleh sebab itu, baik administrator ataupun perusahaan harus dapat bekerjasama dalam sistem yang holistik.

Pengertian Administrasi Keuangan dalam Arti Luas dan Sempit

Dalam artian luas, administrasi keuangan merupakan suatu kegiatan perusahaan berupa pengelolaan keuangan seperti pertanggungjawaban, perencanaan, pengaturan, hingga pengawasan keuangan perusahaan. Sedangkan dalam artian sempit, administrasi keuangan adalah kegiatan yang terdiri dari beberapa orang profesional dalam mengelola berbagai tugas administrasi perusahaan. Kegiatan ini mencakup dalam hal akuntansi, operasi keuangan, pelaporan keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), dan manajemen fasilitas.

Baca juga: Apa Perbedaan Investasi Permanen dan Non-Permanen?

Tujuan dan Fungsi Administrasi Keuangan

Tujuan utama dibentuknya administrasi keuangan yaitu untuk mengatur semua sistem keuangan yang ada di dalam suatu perusahaan. Hal ini tentunya agar sistem keuangan tersebut dapat berjalan dengan baik. Selain itu, terdapat beberapa fungsi lain yang berkaitan erat dengan administrasi keuangan di antaranya adalah:

Investment Function

Investment function yakni administrasi keuangan berfungsi sebagai investasi perusahaan di mana menyimpan dana untuk keperluan perusahaan. Investasi ini dapat berupa investasi jangka panjang dan investasi jangka pendek. Investasi jangka panjang seperti tanah, gedung, kendaraan, uang tunai dan banyak lagi. Sedangkan investasi jangka pendek berupa utang, piutang, kas, dan sebagainya.

Shopping Function

Dalam fungsi pembelanjaan di sini berarti bahwa administrasi keuangan dapat membantu perusahaan dalam membelanjakan segala kebutuhan operasional secara bijaksana.

Profit Sharing Function

Dengan adanya administrasi keuangan juga dapat membantu dalam memberikan kepercayaan kepada perusahaan untuk menentukan pembagian hasil kepada investor sebagai imbal hasil atas kesediaannya dalam menanamkan dana investasi pada perusahaan. Dengan laporan keuangan yang baik, manajer dapat menentukan besaran dividen yang dapat diberikan pada investor.

Fundraising Function

Administrasi keuangan dapat berfungsi sebagai penggalangan dana. Artinya, agar perusahaan dapat memenuhi segala kegiatan dan kebutuhan perusahaan. Sehingga dengan adanya metode ini pula dapat dipakai dalam mencari investor atau sponsor perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Adapun beberapa komponen dalam administrasi keuangan yang perlu kamu perhatikan adalah sebagai berikut:

• Perencanaan keuangan (financial planning), untuk mengatur pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
• Penganggaran keuangan (financial budgeting), bertujuan untuk mencatat segala pengeluaran, pemasukan dan kegiatan lainnya yang sudah direncanakan sebelumnya beserta anggarannya dengan rinci.
• Pengelolaan keuangan (financial management), untuk melakukan pembagian dan pengelolaan pemanfaatan dana sebagai peningkatan kinerja perusahaan.
• Pencarian keuangan (financial search), untuk keperluan mencari dana untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan.
• Pengendalian keuangan (financial control), berfungsi untuk melakukan pengawasan dan memperbaiki kinerja sektor keuangan perusahaan.
• Penyimpanan keuangan (financial storage), bertujuan untuk mengumpulkan dana perusahaan yang nantinya disimpan.
• Pemeriksaan keuangan (audit), bertujuan untuk memeriksa keuangan perusahaan agar mencegah adanya kecurangan.

Baca juga: Cara Menjadi Sleeping Investor, Minim Tenaga Tapi Tetap Cuan

Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan

Setiap individu yang bekerja untuk sebuah perusahaan memiliki tanggung jawabnya masing-masing tidak terkecuali administrasi keuangan. Seorang manajer perlu untuk mengarahkan pegawainya agar dapat mengerjakan tugasnya dengan sistematis. Tugas-tugas seorang administrasi keuangan antara lain:

Menciptakan Rencana Keuangan

Administrator keuangan bertugas dalam membuat rencana keuangan perusahaan ini seperti pendapatan, pengeluaran, informasi keuangan, pembelian dan pembayaran, anggaran bulanan dan banyak lagi.

Membuat Laporan Keuangan

Selain itu, administrator keuangan juga bertugas dalam membuat laporan keuangan tahunan dimana mencatat dan memperkirakan kondisi keuangan perusahaan. Laporan keuangan ini mencakup laporan laba rugi, neraca, analisis pendapatan saat ini dan masa depan.

Mengelola Uang Tunai

Dalam hal ini, administrator bertugas dalam melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan berapa banyak dana yang harus disetorkan, hingga mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan uang tunai perusahaan.

Mengelola Kredit atau Pinjaman

Adapun tugas lainnya dari seorang administrator keuangan yaitu mengelola kredit (dana pinjaman) yang telah menjadi kewajiban perusahaan. Misal, pemberian tagihan atau kegiatan utang-piutang perusahaan.

Petugas Administrasi Keuangan

Untuk mencapai tujuan keuangan, perusahaan membagi tanggung jawab keuangan menjadi beberapa posisi. Hal ini dimaksudkan agar setiap individu dapat fokus dan dapat memahami tugasnya secara spesifik. Adapun petugas-petugas dalam administrasi keuangan sebagai berikut:

Sekretaris

Sekretaris merupakan seorang akuntan dan spesialis dalam manajemen keuangan. sekretaris ini akan membantu perusahaan dalam mengawasi uang masuk dan keluar. Berikut beberapa tugas dari sekretaris:

• Mencatat uang yang masuk ke dalam catatannya. Kemudian menyetorkan uang tersebut kepada bendahara.
• Membuat laporan keuangan kepada pimpinan perusahaan. Laporan ini menjelaskan dari mana keuangan berasal, ke mana saja perginya, siapa yang sudah atau belum membayar, dan banyak lagi.

Bendahara

Sama halnya dengan bendahara pada umumnya, ia bertugas sebagai penerima semua aplikasi kas untuk kas kecil dan membuat laporan keuangan kas kecil dari administrasi perusahaan. Kemudian, ia mengisi dana kas tersebut ke dalam bentuk uang tunai atau cek.

Manajer Keuangan

Selain sekretaris dan bendahara, manajemen keuangan juga bertugas sebagai penerima dan pemeriksa mengenai laporan kas kecil yang dibuat oleh bendahara. Selain itu, ia juga menyetujui aplikasi tersebut agar dapat diisi dengan uang tunai kecil.

Kesimpulan

Keberadaan administrasi keuangan dalam perusahaan memiliki peranan yang sangat penting. Dengan adanya administrasi keuangan tentu akan membantu perusahaan dalam mengawasi, mencatat, memprediksi dan lain-lain mengenai kondisi keuangan di masa sekarang atau masa depan. Oleh sebab itu, perusahaan harus sebisa mungkin memiliki staf yang memang profesional dalam hal administrasi keuangan. Hal ini agar mencegah adanya hal-hal yang tidak diinginkan terjadi seperti kecurangan.

Sama halnya dengan perusahaan, keuangan individu juga memerlukan fungsi administrasi keuangan yang efisien dan tepat guna. Meskipun tidak serumit keuangan perusahaan, keuangan individu tetaplah memerankan peranan penting dalam mencapai kesuksesan individu, termasuk dalam trading. Kamu bisa memanfaatkan pengetahuan ini dalam aktivitas trading harianmu bersama pintu.co.id. dengan modal mulai dari Rp11.000, kamu sudah bisa melakukan trading.

Referensi:

Newworldencyclopedia, Administration (business), diakses tanggal 21 Maret 2022

Bamai UMA, Financial Administration, Functions and How to Maximize It, diakses tanggal 21 Maret 2022

Noah Glenn, Finance and Administration Function: Specialist & Manager, diakses tanggal 21 Maret 2022Kristin Swain, Financial Secretary’s Duties, diakses tanggal 21 Maret 2022