Surat Penagihan: Begini Cara Membuatnya!

Praktik keuangan yang buruk adalah salah satu alasan utama sebanyak 80% bisnis gagal dalam lima tahun pertama. Sebuah perusahaan mungkin memiliki modal yang cukup, volume penjualan yang baik, dan margin keuntungan, tetapi jika sebagian besar penjualannya dilakukan secara kredit dan pembayaran piutang tidak berjalan dengan lancar, maka tentu saja hal ini berpotensi membuat perusahaan terpuruk.

Jika bisnis kamu menghadapi kendala arus kas karena pembeli kredit yang macet, kamu tidak perlu menunggu sampai terlambat. Kamu dapat memulai proses pembersihan utang formal melalui surat penagihan hutang, yang akan kita bahas lebih mendalam di artikel ini.

Apa itu Surat Penagihan Hutang?

Surat penagihan adalah pemberitahuan resmi yang disusun sedemikian rupa oleh pemberi pinjaman atau agen penagih utang dan dikirim ke debitur untuk mengingatkan mereka tentang tunggakan pembayaran mereka. Surat penagihan hutang dapat diterbitkan untuk debitur komersial dan konsumen individu.

Apa Tujuan Dibuatnya Surat Penagihan?

Menginformasikan Debitur Tentang Hutang yang Belum Dibayar

Tujuan utama dari surat penagihan hutang adalah untuk memberitahu debitur bahwa pembayaran mereka telah jatuh tempo secara resmi. Ini menyoroti kapan pembayaran jatuh tempo dan mendesak debitur untuk melunasi utangnya sebelum tindakan hukum diambil.

Kamu harus mengisyaratkan dengan lembut bahwa tindakan hukum dapat terjadi di kemudian hari, karena mungkin debitur tidak bermaksud menghalang-halangi bisnismu. Mereka mungkin hanya lupa tentang utangnya atau sedang kekurangan arus kas tetapi masih berniat untuk membayar.

Memulai Negosiasi Pembayaran

Surat permintaan juga dikirim sebagai cara ramah untuk mengarahkan debitur tentang bagaimana mereka dapat memulai proses negosiasi formal. Ini memberi tahu mereka bagaimana mereka dapat bekerja dengan kreditur untuk membuat rencana pembayaran baru yang rasional bagi kedua belah pihak.

Misalkan debitur menunggak pembayaran sebesar Rp10.000.000 kamu tidak perlu bersikukuh untuk mendapatkannya sekaligus. Sebagai gantinya, kamu dapat mengatur rencana pembayaran 5 bulan dengan cicilan bulanan sebesar Rp2.000.000.

Memulai Proses Hukum

Tidak ada tindakan hukum atau teknik pemulihan utang yang keras yang dapat digunakan sebelum debitur menerima surat penagihan. Yang mengatakan, surat permintaan dikirim untuk melayani sebagai bukti bahwa orang yang mangkir memang telah dihubungi, menawarkan pemberitahuan, dan diberitahu tentang prosedur izin pembayaran yang diperlukan yang harus mereka ambil sebelum langkah hukum lainnya diambil.

Baca juga: Gross Income: Pengertian, Rumus dan Cara Menghitungnya

Apa Saja Jenis Surat Tagihan?

Jika kamu telah mencoba menghubungi debitur gagal bayar tapi tidak ada hasil, kamu secara hukum berkewajiban untuk mengeluarkan pemberitahuan berikut sebagai bagian dari surat penagihan hutang:

Surat Peringatan

Ini adalah surat pertama yang dikeluarkan oleh kreditur atau kolektor yang mangkir. Ini didasarkan pada asumsi bahwa debitur lupa melakukan pembayaran, atau sedang menghadapi kesulitan medis atau keuangan, sehingga pembayarannya terlambat. Sehubungan dengan itu, surat penagihan hutang pengingat sering bersimpati dan menawarkan solusi yang ramah untuk membantu debitur memperbarui pembayarannya. Biasanya surat pengingat dikirim 14 hari setelah tanggal jatuh tempo tagihan, namun bisa lebih lama tergantung hubungan kamu dengan klien.

Surat Permintaan

Bahkan jika klien terlambat membayar, tujuan kamu sebagai pemilik bisnis harus selalu menjunjung tinggi hubungan klien yang baik sambil memfasilitasi profitabilitas dengan mempertahankan arus kas yang efisien. Oleh karena itu, jika klien tidak menanggapi surat pertama, jangan langsung mengeluarkan ancaman.

Sebelum menulis surat penagihan, kirim surat pertanyaan untuk menanyakan apakah mereka menerima surat pertama, buktikan kepekaan kamu terhadap masalah mereka, dan kesediaan untuk menyusun rencana pembayaran yang efisien untuk kedua belah pihak. Misalnya, kamu dapat menunjukkan kepekaan dengan menanyakan apakah mereka sedang mengalami situasi sulit dan menunjukkan kesediaan untuk membantu mereka dengan menawarkan opsi untuk melakukan pembayaran sebagian.

Surat Banding

Jika klien tetap tidak menanggapi, kamu memiliki lampu hijau untuk menunjukkan pendekatan agresif kamu dengan mengeluarkan surat banding. Kamu harus menjelaskan urgensi situasi dan memastikan menjaga keadilan sambil menunjukkan agresivitas.

Untuk mencapai hal ini, tunjukkan bahwa kamu mencoba mengambil pendekatan komunikasi terbuka melalui dua surat pertama, panggilan telepon, SMS, dan cara lain yang mungkin kamu gunakan untuk menjangkau debitur.

Surat Peringatan Utang

Ini adalah surat penagihan terakhir sebelum tindakan hukum. Kebanyakan kreditur biasanya mengirimkan surat peringatan utang karena debitur sudah terbukti tidak mau atau tidak mampu membayar. Juga dikenal sebagai surat penagihan ultimatum, surat ini memberitahu debitur tentang tindakan yang akan diambil oleh kreditur. Itu harus menggunakan nada tegas tetapi profesional.

Apa Saja yang Harus Dicantumkan dalam Surat Penagihan?

Surat penagihan hutang harus mencakup informasi berikut:

• Jumlah utang debitur
• Tanggal jatuh tempo awal pembayaran
• Tanggal jatuh tempo baru untuk pembayaran
• Petunjuk tentang cara membayar hutang
• Indikasi untuk melakukan kontak jika pembayaran telah dilakukan
• Indikasi bahwa rencana pembayaran dapat diatur jika diperlukan
• Peringatan tindakan hukum yang akan datang

Baca juga: Nota Kontan: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengisinya Secara Mudah

Bagaimana Cara Menulis Surat Penagihan?

Surat penagihan hutang adalah cara yang bagus untuk menagih piutang jatuh tempo tanpa merusak hubungan kamu dengan klien. Namun, ini masih merupakan surat resmi, dan satu langkah yang salah dapat membuat kamu mendapat masalah. Untuk itulah kami menyusun tips cara menulis surat penagihan hutang di bawah ini:

Memahami Peraturan Hukum

Semua jenis surat penagihan hutang harus mematuhi hukum yang berlaku di negaranya, seperti di Indonesia mengacu pada SE BI No 11/10/DSAP, sedangkan di Amerika Serikat mengacu pada Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA). Misalnya, beberapa pedoman memberikan hak kepada orang yang mangkir untuk mempersengketakan jumlah yang terutang.

Kreditur juga diharapkan untuk menyatakan jumlah yang terutang dengan jelas, dan mereka hanya boleh mengirimkan surat tersebut ke tujuan yang dianggap nyaman oleh debitur. Kegagalan untuk mengikuti peraturan tersebut dianggap sebagai pelanggaran praktik bisnis legal dan dapat membuat kamu dalam masalah. Oleh karena itu, langkah pertama untuk menulis surat penagihan yang efektif adalah memahami peraturan tersebut.

Konsultasikan dengan Profesional

Undang-Undang praktik penagihan utang yang adil cukup luas. Bahkan jika kamu membaca semuanya, akan sulit untuk memahami semua karena ini bukan bidang keahlian kamu. Selain itu, menulis surat penagihan lebih dari sekadar memegang tindakan. Meskipun demikian, akan lebih bijaksana untuk menggunakan bantuan profesional pemulihan utang atau pengacara. Mereka fasih dengan tali pengumpulan dan akan membantu kamu membuat surat permintaan yang efisien.

Ketahui Apa yang Harus Disertakan

Surat permintaan harus mencantumkan nama kreditur, jumlah utang, tindakan yang diperlukan, referensi utang, tenggat waktu, dan konsekuensinya. Pastikan kamu menyertakan semua perincian ini sehingga surat kamu tidak hanya sesuai dengan peraturan, tetapi juga praktis.

Gunakan Judul yang Menarik

Saat kamu mengirim surat penagihan hutang dan ingin memastikan penerima membuka dan membaca email kamu. Maka, gunakan judul yang menarik perhatian. Misalnya, judul seperti “Pembayaran Diperlukan Secepatnya” akan mendorong mereka untuk membuka email untuk melihat pembayaran persis mana yang diminta.

Personalisasikan dan Buat Singkat

Tujuan dari surat tuntutan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, adalah untuk mengingatkan, memulai proses negosiasi, serta proses hukum. Untuk mencapai ini, langsung ke intinya. Biarkan penerima tahu tentang apa email itu.

Kesimpulan

Pemulihan utang cukup rumit. Di satu sisi, kamu ingin menjunjung tinggi hubungan klien yang baik dan juga reputasimu. Di sisi lain, kamu perlu mempertahankan arus kas yang konsisten agar bisnis kamu tetap dapat berjalan. Surat penagihan memungkinkan kamu untuk mencapai keseimbangan antara keduanya. Surat penagihan harus menyertakan unsur-unsur seperti total utang, tanggal jatuh tempo, dan peringatan yang diperlukan tentang tindakan hukum yang akan datang.

Ayo tingkatkan pengetahuan keuanganmu dengan membaca lebih banyak artikel keuangan dari Pintu. Jangan lupa investasi beragam koin unggulan seperti Bitcoin, Ethereum, Polygon, hingga BNB hanya dengan modal awal mulai dari Rp 11.000 saja. Manfaatkan juga fitur Pintu Earn dan PTU Staking untuk mendapatkan keuntungan pendapatan pasif setiap jamnya!

Dapatkan juga informasi berita crypto terbaru melalui Pintu News dan perdalam wawasan kamu dengan belajar crypto hanya di Pintu Academy.

Referensi:

businessnewsdaily.com, debt collection letter, diakses tanggal 4 Januari 2023

chaserhq.com, how to write debt collection letter, diakses tanggal 4 Januari 2023

upcounsel.com, collection demand letter, diakses tanggal 4 Januari 2023