Petty Cash: Definisi dan Jenis-jenisnya dalam Akuntansi

Kas adalah bagian aset yang susunannya di dalam neraca berada pada bagian paling atas. Ada beberapa jenis kas, dan petty cash adalah salah satunya. Apa itu petty cash dalam akuntansi serta bagaimana cara membuatnya? Simak selengkapnya dalam artikel berikut ini!

Apa itu Petty Cash?

Kas terbagi menjadi beberapa macam, di antaranya adalah petty cash, kas di bank, cek, bilyet giro, dan lainnya. Nama lain dari petty cash adalah kas kecil. Jadi, petty cash termasuk kategori kas atau aset lancar perusahaan yang bisa dicairkan kapan saja.

Kas kecil adalah kas yang jumlahnya lebih kecil dibandingkan kas yang disimpan di bank dan disiapkan oleh perusahaan hanya untuk kegiatan operasional perusahaan yang relatif membutuhkan dana kecil.

Baca juga: Apa Arti Amount dalam Akuntansi?

Karakteristik Petty Cash

Beberapa karakteristik petty cash adalah sebagai berikut.

• Penggunaannya harus sesuai batas maksimal
• Estimasi dana petty cash harus dibuat sebelum petty cash tersebut dicairkan
• Tidak boleh digunakan untuk pinjaman kepada pegawai
• Bukti pengeluaran petty cash perlu disetujui pengelola petty cash; dan
• Harus melampirkan bukti pembayaran atau pengeluaran agar meminimalisir penyalahgunaan dana petty cash.

Contoh Petty Cash

Petty cash sendiri jenisnya bermacam-macam. Beberapa contoh petty cash adalah dana yang digunakan untuk konsumsi pertemuan bulanan, biaya administrasi kurir, biaya reimburse kebutuhan karyawan, dana entertainment bersama klien dan sejenisnya.

Format dan Template Petty Cash

Secara umum, format petty cash terdiri dari tanggal, keterangan, nomor format atau cek, penerimaan dana, pengeluaran, dan klasifikasi pengeluaran. Berikut contoh tabel petty cash yang bisa kamu gunakan sebagai sumber inspirasi.

Baca juga: Wajib Tau, 5 Jenis-Jenis Akun dalam Akuntansi

3 Cara Pengolaan Petty Cash

Secara umum, terdapat 3 cara pengelolaan petty cash, yaitu pembentukan kas kecil, penggunaan kas kecil, dan pengisian kembali kas kecil.

Pembuatan Petty Cash

Proses ini berkaitan dengan penarikan dana dari bank berdasarkan estimasi dana petty cash yang telah dibuat. Proses ini melibatkan empat bagian dalam laporan keuangan, yaitu utang, kasa, dan laporan, serta pemegang kas kecil. Berikut detail lengkapnya.

• Bagian utang. Bagian ini akan menerima surat keputusan tentang pembentukan petty cash dari bagian keuangan. Mereka akan mengeluarkan bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.
• Bagian kasa. Bagian ini akan menerima lembar 1 dan 3 bukti pengeluaran dari bagian utang. Kemudian, mereka akan menyediakan cek sesuai jumlah yang tertera di lembar tersebut untuk ditandatangani bagian yang berwenang. Lembar 1 dikembalikan ke bagian utang, sedangkan lembar 3 diberikan ke pemegang petty cash.
• Bagian jurnal dan laporan. Bagian ini akan menerima lembar 1 bukti pengeluaran kasa yang sudah dicap oleh bagian kasa melalui bagian utang. Mereka akan mencatat pengeluaran pada bukti jurnal pengeluaran kas.
• Pemegang kas kecil. Bagian ini akan menerima lembar 3 bukti pengeluaran kas yang telah dicap tanda lunas serta cek dari bagian kasa. Kemudian, cek akan dicairkan ke bank, dan uang kas kecil yang sudah dicairkan akan disimpan oleh pemegang kas kecil.

Penggunaan Petty Cash

Biasanya, tiap perusahaan akan memiliki formulir yang dapat digunakan untuk pengajuan permintaan petty cash. Setelah disetujui pihak berwenang, pemegang petty cash akan menyerahkan dana kepada pemakai petty cash untuk digunakan.

Pengisian Kembali Petty Cash

Tahap terakhir adalah pengisian kembali petty cash, di mana pemegang petty cash akan meminta pengisian petty cash kepada divisi keuangan. Untuk bisa disetujui, pemenang petty cash harus menyerahkan berbagai bukti pengeluaran dan pembayaran petty cash sebelumnya.

Istilah-Istilah dalam Petty Cash

Buat kamu yang masih merasa asing dengan petty cash, beberapa istilah-istilah petty cash di bawah harus kamu pahami, nih.

Petty Cash Fund

Petty cash fund adalah penyebutan lain untuk dana kas kecil. Jadi, ada orang yang menyebut kas kecil sebagai petty cash saja atau ada juga yang menyebutnya sebagai petty cash fund. Keduanya memiliki arti yang sama.

Petty Cash Voucher

Petty cash voucher adalah formulir penerimaan kas kecil yang bisa digunakan untuk bukti audit. Petty cash voucher bisa juga disebut sebagai petty cash receipt. Bukti ini biasanya harus bernomor urut tercetak dan ditandatangani oleh karyawan yang menangani petty cash atau yang menerima pembayaran petty cash.

Petty Cash Record

Petty cash record adalah buku yang berisi catatan terkait seluruh jenis pengeluaran dana dari petty cash. Sehingga, petty cash record bisa digunakan juga sebagai bukti dari pengeluaran dana dan bisa meminimalisir kecurangan.

Kesimpulannya, petty cash adalah dana kecil yang sengaja disediakan perusahaan untuk menangani pengeluaran yang sifatnya kecil. Istilah ini mungkin asing bagi kamu yang baru terjun di dunia akuntansi. Simak informasi lainnya seputar keuangan dan akuntansi di Pintu Blog. Buat kamu yang ingin belajar berinvestasi crypto sebagai salah satu aset yang tengah menarik minat masyarakat luas belakangan ini, download Pintu sekarang App Store dan Play Store kamu masing-masing!

Pintu adalah aplikasi crypto Indonesia yang telah terdaftar resmi di Bappebti, di mana kamu bisa berinvestasi mulai dari Rp11.000 saja sekaligus mendapatkan berbagai berita crypto terbaru.

Referensi:

Penerbit PT Kanisius. Manajemen Perkantoran. Diakses pada Rabu, 12 Oktober 2022.

Penerbit ANDI. Dasar-dasar Auditing, Integrated and Comprehensive Edition. Diakses pada Rabu, 12 Oktober.

PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Otomatisasi dan Tata Kelola Keuangan. Diakses pada Rabu, 12 Oktober 2022.

Uwais Inspirasi Indonesia. Pengantar Akuntansi. Diakses pada Rabu, 12 Oktober 2022.