Contoh Surat Penagihan dan Cara Membuatnya

Utang piutang adalah hal yang umum dalam dunia bisnis dan professional. Dalam dunia tersebut, dikenal istilah surat penagihan. Apa itu surat penagihan? Simak struktur, contoh hingga cara membuatnya dalam artikel berikut ini.

Apa itu Surat Penagihan?

Surat penagihan adalah surat yang biasanya dibuat dan dikirimkan oleh pemilik usaha kepada pembeli atau mitra bisnisnya. Tujuan utamanya adalah untuk mengingatkan dan menagih pembeli agar melakukan pembayaran atas barang/jasa yang sudah diterima. Jadi, jika kamu punya utang usaha yang belum dibayar, jangan heran jika suatu hari nanti kamu menerima surat penagihan ini.

Fungsi Surat Penagihan

Tapi, tunggu dulu! Surat penagihan ini bukan sekadar surat tagihan biasa. Ada banyak fungsi yang bisa kamu dapatkan dari surat ini, lho.

• Pertama, surat penagihan bisa menjadi bukti telah terjadinya transaksi jual-beli. Jadi, jika ada pihak yang menyalahi kesepakatan, surat ini bisa menjadi bukti hukum.
• Kedua, surat penagihan ini bisa memberikan efek pada peminjam. Jadi, jika kamu mengalami kesulitan saat menagih pembayaran, surat ini bisa menjadi solusi.
• Ketiga, surat penagihan ini bisa membantu kamu menghindari kerugian usaha. Jadi, jika ada utang yang belum dibayar, surat ini bisa mengingatkan pembeli untuk segera melunasi utangnya.

Baca juga: Contoh dan Jenis-Jenis Utang Lancar dalam Laporan Keuangan

Struktur dan Cara Membuat Surat Penagihan

Nah, setelah tahu apa itu surat penagihan dan fungsinya, sekarang kita bahas cara membuat surat penagihan. Ada beberapa komponen penting yang perlu kamu ketahui, seperti kop surat, nomor surat, identitas pihak yang dituju, nomor order atas pembelian yang belum dibayar, kode transaksi, rincian barang dan/atau jasa yang sudah dibeli, dan total utang yang perlu dibayar. Jangan lupa juga untuk menuliskan tanggal jatuh tempo dan solusi atau alternatif penyelesaian utang.

Penjelasan lengkap tentang tiap komponen surat penagihan tersebut bisa kamu simak di sini.

1. Kop Surat: Ini adalah bagian paling atas dari surat penagihan yang berisi logo dan nama perusahaan.
2. Tanggal Surat: Tanggal ketika surat penagihan tersebut dibuat.
3. Nomor Surat: Nomor unik yang diberikan untuk surat penagihan tersebut.
4. Lampiran: Dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan, seperti faktur atau nota.
5. Perihal: Subjek atau tujuan dari surat penagihan tersebut, biasanya ditulis sebagai “Penagihan Pembayaran”.
6. Alamat Penerima: Nama dan alamat lengkap dari pihak yang ditagih.
7. Isi Surat: Bagian ini berisi penjelasan detail tentang tagihan yang harus dibayar. Biasanya mencakup detail transaksi, jumlah yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran.
8. Penutup: Bagian ini berisi ucapan terima kasih dan harapan agar pembayaran dapat segera diselesaikan.
9. Tanda Tangan: Tanda tangan dari penulis surat, biasanya ditulis di bawah penutup.
10. Nama dan Jabatan Penulis: Nama lengkap dan jabatan dari penulis surat penagihan tersebut.
11. Stempel Perusahaan: Stempel resmi dari perusahaan yang mengeluarkan surat penagihan tersebut. Biasanya ditempatkan di dekat tanda tangan penulis.

Contoh Surat Penagihan

Sekarang, kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh surat penagihan. Setiap perusahaan biasanya memiliki format penulisan surat penagihan tersendiri. Ada surat penagihan pembayaran proyek, surat penagihan langganan internet, surat penagihan utang bank, dan lain sebagainya. Jadi, kamu bisa menyesuaikan format surat penagihan dengan kebutuhan perusahaanmu.

(Sumber: jurnal.id)

(Sumber: kledo.com)

Baca juga: 10 Dampak Positif dan Negatif Pembangunan Ekonomi

Mekanisme Pengiriman Surat Penagihan

Terakhir, kita bahas mekanisme pengiriman surat penagihan. Surat penagihan ini biasanya dikirimkan ketika pembeli menunggak pembayaran selama periode waktu tertentu.

Secara umum, terdapat 5 mekanisme utama dari pengiriman surat penagihan.

1. Penentuan Waktu Pengiriman: Surat penagihan biasanya dikirimkan setelah jatuh tempo pembayaran. Jadi, jika pembayaran belum diterima setelah batas waktu yang ditentukan, surat penagihan dapat dikirimkan.
2. Pembuatan Surat: Setelah menentukan waktu pengiriman, buat surat penagihan sesuai dengan format dan komponen yang telah dijelaskan di atas.
3. Pengiriman Surat: Surat penagihan dapat dikirimkan melalui berbagai cara, seperti pos, email, atau kurir. Pilih metode pengiriman yang paling efektif dan efisien.
4. Konfirmasi Penerimaan: Setelah surat dikirim, pastikan bahwa surat penagihan telah diterima oleh pihak yang dituju. Ini penting untuk memastikan bahwa proses penagihan berjalan dengan lancar.
5. Tindak Lanjut: Jika pembayaran masih belum diterima setelah surat penagihan dikirim, lakukan tindak lanjut. Ini bisa berupa pengiriman surat penagihan kedua, telepon, atau kunjungan langsung.

Nah, setelah kita membahas tentang surat penagihan, kita juga perlu melihat bagaimana surat penagihan ini berperan dalam dunia ekonomi. Dalam ekonomi, surat penagihan ini menjadi salah satu instrumen penting dalam memastikan kelancaran transaksi dan pembayaran. Dengan adanya surat penagihan, maka setiap pihak bisa memastikan hak dan kewajibannya dalam melakukan transaksi.

Di era digital ini, transaksi jual beli tidak hanya dilakukan secara konvensional, tetapi juga melalui platform digital, termasuk crypto. Crypto sendiri menjadi perhatian masyarakat luas setelah berbagai tokoh dunia menunjukan ketertarikan pada aset ini.

Buat kamu yang tertarik berinvestasi crypto, download Pintu sekarang! Pintu adalah aplikasi crypto yang telah terdaftar resmi di Bappebti, di mana kamu bisa berinvestasi crypto secara mudah kapan saja dan di mana saja.

Referensi:

• Brainly. Jelaskan Mekanisme Pengiriman Surat Penagihan. Diakses tanggal 9 Juni 2023.
• Kumparan. Mengenal Surat Penagihan. Diakses tanggal 9 Juni 2023.
• Online Pajak. Surat Penagihan. Diakses tanggal 9 Juni 2023.