Debit Note: Pengertian, Fungsi, dan Penggunaannya

Apa yang akan kamu lakukan jika ternyata barang yang kamu beli tidak sesuai dengan ekspektasi atau kriteria yang dibutuhkan untuk produksi barang atau jasa? Jika kamu hendak melakukan refund, maka kamu harus paham penggunaan debit note, nih! Debit note adalah dokumen yang nantinya kamu perlukan untuk mengajukan pengembalian barang. Simak bersama, yuk!

Apa itu Debit Note?

Seluruh transaksi yang terjadi dalam bisnis harus selalu disertai dengan adanya dokumen sebagai bukti terjadinya transaksi, termasuk dalam kasus pengembalian barang. Umumnya, terdapat beberapa kondisi yang menyebabkan terjadinya pengembalian barang oleh pembeli kepada penjual, antara lain: 

• Ketidaksesuaian spesifikasi antara jenis barang yang dipesan dengan barang yang dikirimkan penjual; 
• Terdapat kecacatan produk yang dikirimkan penjual; atau
• Penjual mengirimkan barang dalam jumlah yang kurang atau lebih dari yang seharusnya dikirimkan.

Debit note adalah salah satu dokumen yang dipergunakan pada transaksi penjualan B2B (business-to-business) alias antar perusahaan. Umumnya, debit note diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai dokumen pengantar pada saat mengembalikan barang kepada penjual. 

Baca juga: Apa Pengertian dan Rumus Harta dalam Akuntansi?

Fungsi Debit Note 

Debit note memiliki beberapa fungsi atau peranan dalam transaksi pembatalan atau pengembalian barang kepada penjual, antara lain:

Bukti Pengembalian Barang

Pertama, debit note berperan sebagai dokumen pengantar yang menjadi bukti pengembalian barang kepada penjual. Oleh sebab itu, biasanya debit note akan diterbitkan untuk diserahkan pada pihak penjual bersamaan dengan barang yang dimaksud tidak sesuai dengan permintaan pembelian (purchase order).

Dengan adanya debit note, maka dari sisi pembeli mengakui bahwa barang tersebut tidak sesuai dengan permintaan dan telah dikembalikan kepada penjual. Sementara dari sisi penjual, adanya debit note menandakan bahwa mereka mengakui terdapat barang yang tidak sesuai dengan permintaan pembeli dan sudah diterima kembali sebagai persediaan. 

Meminta Penyesuaian Saldo Utang 

Tak hanya sebagai bukti pengembalian barang, debit note juga diterbitkan oleh pembeli sebagai permintaan kepada penjual agar melakukan penyesuaian terhadap saldo utang pembeli. Penyesuaian ini bisa bersifat positif atau negatif. 

• Penyesuaian negatif artinya debit note akan mengurangi nominal tagihan dari penjual. Biasanya, hal ini disebabkan karena penjual mengirimkan barang yang tidak sesuai, cacat, atau berjumlah kurang dari yang seharusnya dikirimkan. 
• Penyesuaian positif berarti debit note akan menambah nominal tagihan dari penjual. Kondisi tersebut biasanya disebabkan adanya biaya tak terduga selama pengiriman atau jumlah barang yang dikirimkan lebih banyak dari permintaan pembeli. 

Meminimalisir Konflik Antara Penjual dan Pembeli 

Penerbitan debit note merupakan bukti upaya penjual maupun pembeli dalam meminimalisir terjadinya konflik terkait pencatatan dan pengakuan yang berdampak pada saldo utang-piutang. 

Kapan Debit Note Diperlukan?

Dikutip dari beberapa sumber, debit note perlu diterbitkan sebagai dokumen untuk melengkapi beberapa transaksi berikut ini. 

Pembatalan atau Pengembalian Barang 

Pertama, sebagaimana telah dibahas sebelumnya, debit note diperlukan sebagai dokumen pelengkap yang diterbitkan oleh pembeli pada saat hendak melakukan pengembalian barang kepada penjual. Dalam kasus ini, penerbitan debit note sekaligus menjadi permintaan pembeli kepada penjual agar mengurangi nominal utang mereka sejumlah yang tertera pada debit note. 

Penjualan Barang 

Tak hanya pembeli, penjual juga bisa menerbitkan debit note kepada pembeli untuk mengoreksi nominal piutang mereka. Kondisi ini dapat disebabkan beberapa faktor, misalnya penjual mencatat terdapat kelebihan barang yang dikirimkan kepada pembeli atau terdapat tambahan biaya yang dikeluarkan pada saat pengiriman barang kepada pembeli. Pada kasus ini, debit note akan diterbitkan dan dikirimkan bersama dengan invoice. 

Transaksi Opsional

Terakhir, debit note juga dapat diterbitkan sebagai dokumen atas transaksi opsional. Transaksi opsional ini bisa berlangsung antara perusahaan dengan pihak eksternal maupun internal. 

Transaksi opsional kepada pihak eksternal terjadi saat perusahaan menjual barang yang tidak termasuk dalam kategori persediaan kepada pembeli. Sementara transaksi opsional kepada pihak internal terjadi saat barang persediaan dibeli oleh karyawan. 

Baca juga: Pengertian Akuntansi Anggaran dan Contohnya, Lengkap!

Siapa yang Menerbitkan Debit Note?

Debit note umumnya diterbitkan oleh pihak pembeli. Hal tersebut dikarenakan sebagian besar debit note diterbitkan sebagai pelengkap untuk transaksi pengembalian barang. Namun dalam beberapa transaksi, seperti transaksi opsional dan tambahan penjualan barang, debit note diterbitkan oleh penjual sebagai the second invoice atau faktur penjualan tambahan yang nantinya akan menambah saldo utang yang harus dibayarkan pembeli kepada penjual. 

Contoh Debit Note

Untuk bisa lebih memahami tentang konsep debit note, simak contoh penggunaan debit note berikut ini. Misalkan, CV. Bahagia membeli barang dari PT. AAA plastik wrap sebanyak 85 ball dengan harga Rp125 ribu per ball. Plastik wrap telah dikirim pada tanggal 5 Januari 2023 dan diterima oleh bagian penerimaan barang CV. Bahagia pada tanggal 7 Januari 2023 dengan kondisi 3 ball plastik mengalami kerusakan. 

Pada kasus tersebut, maka CV. Bahagia menerbitkan debit note kepada PT. AAA senilai Rp375 ribuh. Dengan demikian, maka PT. AAA akan mengurangkan sejumlah Rp375 ribu dari piutang CV. Bahagia dan CV. Bahagia akan mencatat pengurangan sejumlah Rp375 ribu pada saldo utang terhadap PT. AAA. 

Cara Membuat Debit Note 

Berikut ini merupakan salah satu format debit note yang bisa kamu jadikan acuan: 

(Sumber: Accounting Capital)

Sebagaimana tertera pada gambar tersebut, debit note setidaknya harus mencantumkan identitas penjual, nomor invoice, tanggal barang tersebut dikembalikan kepada penjual, jumlah barang yang dikembalikan, nama barang, dan nilai barang tersebut. Karena pengembalian barang umumnya dilakukan pada transaksi B2B, biasanya format yang digunakan menyesuaikan program pencatatan persediaan milik perusahaan. 

Perbedaan Debit Note vs Invoice 

Debit note dan invoice merupakan dua dokumen penting yang diperlukan dalam transaksi jual-beli barang, terutama antar perusahaan. Kendati keduanya diperlukan, namun bukan berarti debit note dan invoice merupakan dua jenis dokumen yang sama. 

Perbedaan debit note dan invoice adalah dari segi dampak akuntansi yang ditimbulkan dari kehadiran keduanya. Penerbitan invoice, sebagaimana kita ketahui, akan menambah jumlah piutang dari sisi penjual dan di saat yang sama juga menambah saldo utang yang dibukukan oleh pembeli. 

Sementara penerbitan debit note bisa berdampak terhadap penambahan atau pengurangan saldo utang pembeli atau jumlah piutang dari sisi penjual, tergantung pada siapa yang menerbitkannya. Bila ditinjau dari sisi pembeli, debit note yang diterbitkan oleh penjual akan menambah saldo utang sedangkan debit note yang diterbitkan oleh pembeli akan mengurangi saldo utang kepada penjual. 

Perbedaan Debit Note vs Debit Memo 

Debit note juga kerap disebut dengan istilah debit memo atau debit memorandum. Secara umum, memang tidak ada perbedaan diantara keduanya kecuali perihal penggunaan istilah. Satu-satunya perbedaan yang mungkin terlihat dari keduanya adalah debit memo lebih sering digunakan dalam ruang lingkup perbankan.

Kendati lebih banyak digunakan dalam sektor perbankan, namun debit memo memiliki makna dan pengertian yang sama dengan debit note. Debit memo merupakan dokumen yang diterbitkan oleh perbankan untuk membebankan biaya charge kepada nasabah. Debit memo juga dapat diterbitkan oleh nasabah kepada bank terkait untuk mengurangkan sejumlah uang dari rekening mereka. 

Jadi, itulah beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang debit note. Semoga informasi ini bermanfaat!

Kamu dapat menemukan informasi lain seputar akuntansi, keuangan dan finansial di Pintu Blog. Sementara itu, kamu juga bisa belajar crypto, salah satu aset yang kini tengah diminati masyarakat luas di Pintu Academy. Buat kamu yang ingin menumbuhkan aset crypto-mu dan mendapatkan bonus tahunan hingga 13%, kunjungi Pintu Earn!

Referensi: 

• Alene Laney. What Is a Debit Memorandum? Diakses pada 8 Februari 2023.
• Corporate Finance Institute. Debit Note. Diakses pada 8 Februari 2023.
• Will Kenton. What Is a Debit Note, and How Does It Work? Diakses pada 8 Februari 2023.